Если последствия возникают здесь и сейчас (например, не выпустят завтра за границу, уволят, заказ уедет обратно), то задача уходит в категорию «срочно». Если негативных последствий при откладывании задачи нет, то она не срочная. Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных. Поэтому данный целесообразный метод отлично подойдет любому человеку, который хочет научиться правильно и эффективно планировать рабочее и личное время.
Её стоимость — от 5 до 17,5 доллара в зависимости от функциональности. Далее берём лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые выписываем задачи.
Если их больше, сервис будет стоить от 185 до 258 рублей в месяц за пользователя в зависимости от их общего числа. При умелом использовании методика позволяет эффективно и грамотно управлять временем. Спустя недели после ежедневного применения данного средства каждый человек заметит, что успевает сделать гораздо больше дел, обретает контроль над любыми задачами. Чтобы задач, которые в квадрате А не прибывало, следует своевременно выполнять задания из квадранта В. Также для скорейшего разрешения данных задач их выполнение можно делегировать, но только ответственным и проверенным людям.
Успеть сделать всё и сразу невозможно, зато вполне реально выполнить самое главное. В нем можно по шаблону собрать классическую матрицу с четырьмя квадратами, можно сформировать расписание дел и настроить коллективный доступ. Так получится контролировать не только свои дела, но и задачи сотрудникам. Например, Excel, Google Sheets или Яндекс Документы.
Их можно расценивать как отдых или передышку, но, по сути, на них уходит много времени. Причем каждый день можно пересматривать приоритеты и проверять, не перешла ли задача в другой квадрат — например, из разряда не срочных в разряд срочных. Сюда попадают задачи, которые называют «убийцами времени». Например, полистать соцсети, почитать статьи, навести порядок на рабочем столе.
Почему Планирование – Это Очень Важно
Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Кроме того, ЛидерТаск имеет понятный интерфейс, ведет записи в разных категориях, цветах и темах.
Представьте, что у вас есть два сотрудника, один из которых работает эффективнее другого. Однако сильный специалист — не всегда хороший менеджер. Объективно оценить наличие тех или иных качеств у сотрудника помогает assessment или ассессмент-центр. Этот метод применяют и в крупных компаниях и в среднем бизнесе уже около 70 лет в разных странах.
Один из часто встречающихся инструментов расстановки приоритетов, который помогает руководителям и рядовым сотрудникам справиться с подобными трудностями, — матрица Эйзенхауэра. Помогает организации более эффективно распределять время и ресурсы, улучшить качество работы, повысить производительность и достигать поставленных целей. Она помогает сотрудникам определить приоритеты задач и сосредоточиться на тех, которые важны и срочны, а также убрать излишнюю активность и снизить стресс. Кроме того, использование матрицы приоритетов позволяет контролировать выполнение задач и своевременно реагировать на изменения в рабочей среде.
Преимущества Матрицы Эйзенхауэра
У опытных «тайм-менеджеров» на каждую задачу уходит не более пары секунд. Если ты работаешь, не разгибаясь, но ничего не успеваешь, значит, у тебя есть проблемы матрица Эйзенхауэра с целеполаганием. Например, ты хочешь работать за границей, но не находишь времени для изучения английского языка, который необходим для реализации этой цели.
- Таким образом, все составляющие матрицы Эйзенхауэра будут присутствовать в планировщике.
- Некоторые до сих пор используют для этих целей блокнот или офисную доску.
- У опытных «тайм-менеджеров» на каждую задачу уходит не более пары секунд.
- После этого задачи следует распределить по секторам по степени важности и срочности.
- Чем хорошая простая и лаконичная структура матрицы — для неё не требуется особых инструментов и сложного программного обеспечения.
Для построения матрицы рекомендуется использовать разные цвета для квадрантов, отделять личные дела от профессиональных и ограничивать список дел. Если не выполнять задачи из сектора В своевременно, они перейдут в квадрант А, потребуют больших усилий и уже в условиях ограниченного времени. Однако вовремя закрытые дела списка В позволят соблюдать баланс труда и отдыха, расти профессионально и личностно.
Матрица Эйзенхауэра (или матрица расстановки приоритетов, или квадрат Эйзенхауэра) — эффективный инструмент, используемый в планировании. Метод сводит к минимуму время на планирование, делает его проще и быстрее. В идеале в этот квадрат задач Матрицы Эйзенхауэра нужно перенести все пункты из списка дел, которые можно делегировать. Также нужно следить, чтобы в квадрат А не попадали задачи, которые можно без ущерба для бизнеса добавить в другую категорию. Если относить к важным и срочным большинство пунктов из расписания, это может привести к выгоранию, а планирование потеряет всякий смысл.
Сюда можно отнести просмотр новостей, чтение рассылок, скроллинг ленты в социальных сетях или разговоры с коллегами у кофейного автомата. Как правило, люди не планируют эти дела, но при этом тратят на них время. Чтобы взять под контроль эту часть расписания, стоит выделять время на отдых в течение рабочего дня и не выходить за установленные лимиты. Важно не только «тушить» их вовремя, но и регулярно заниматься профилактикой, чтобы как можно меньше дел попадали в список горящих.
Матрица предполагает высокий навык самоорганизации изначально. Иногда человек бывает не готов сразу эффективно анализировать задачи из квадрата — в оценке он может руководствоваться чувствами или собственными представлениями о важности. В этом случае результат может не удовлетворить пользователя, и он подумает, что матрица не работает как нужно. Поэтому к использованию матрицы необходимо подключать анализ.
Следующий пример будет полезным для офисных работников. Аналогичным образом они могут распределить свои дела по квадрантам и выполнять их в порядке срочности и важности. Вслед за пониманием приоритетов идёт умение определять и распределять время, которого требует выполнение каждой конкретной задачи. Как только мы поняли, где у нас важные и срочные дела, где несрочные и неважные, сразу можем запланировать, как, сколько и когда будем над ними работать.
Состоит из четырех небольших полей с названиями А, В, С, D. Для ее построения необходимо начертить квадрат с четырьмя равными секторами. Затем составить полный список актуальных задач, требующих выполнения. После этого задачи следует распределить по секторам по степени важности и срочности.
При желании текст можно заключить не в квадраты, а в круги. Существует заблуждение, что дела в матрице нужно выполнять строго в определенном порядке. На самом деле, матрица Эйзенхауэра — это не диктатор, а скорее советчик.
Все параметры матрицы Эйзенхауэра можно отобразить в виде статусов. Таким образом, все составляющие матрицы Эйзенхауэра будут присутствовать в планировщике. Как показывает одно из исследований, использование приемов тайм-менеджмента способствует усилению субъективного чувства контроля над собственным временем.
Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций. Некоторым удобно просто начертить таблицу, состоящую из четырёх ячеек без дополнительных элементов. А кому-то удобнее использовать цвет, чтобы выделить с его помощью разные категории задач.
Сегодня существует немало электронных средств, позволяющих упростить и оптимизировать составление графика рап. К ним относится удобный и современный сервис ЛидерТаск. Он состоит из полноценного комплекса инструментов, функций и средств для планирования, в том числе на основе метода приоритетов. Лучшее средство в таком случае — зафиксировать и определить, что из списка в секторе D отнимает больше всего времени.
Для многих именно этот пункт едва ли не самый сложный. Всячески поощряется трудолюбие, контроль и самостоятельность, которые, бесспорно, являются прекрасными качествами, но в умеренном количестве. Здесь находятся задачи, не соответствующие нашим ценностям и не несущие негативных последствий за невыполнение. При этом часто эти дела кажутся нам самыми симпатичными за счет своей приятности и простоты. В результате на них может уходить большая часть времени, особенно в состоянии прокрастинации. Время на дела из этого квадрата нужно стараться минимизировать.
Если откладывать задачи до бесконечности, то они рискуют перекочевать в квадрат А. Массовым распространением этот принцип обязан популярному коучу Стивену Кови, который опубликовал его в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» в конце 1980-х. У каждого пользователя есть личная доска для отслеживания задач, с которыми он связан. В сервисе есть внутренний поиск, он позволяет находить задачи по названию и описанию, а также групповые и личные чаты. Можно установить режим «не беспокоить» или, наоборот, подключить опцию переадресации пропущенных сообщений в сервисе на электронную почту. Сервис бесплатен, если в команде до десяти пользователей.
